Investujte do inkasného pracovníka, oplatí sa to

Môj dnešný príspevok nie je určený pre každého podnikateľa, ale je určený pre stredne veľké a veľké spoločnosti. Ich spoločným znakom je veľký počet obchodníkov, veľké obraty, veľa zamestnancov, ale aj veľké problémy s pohľadávkami.

Možností riešenia týchto problémov je niekoľko. Niekto sa obráti na odborníka, niekto sa zameria na prevenciu a niekto kombinuje niekoľko osvedčených postupov. Svojich klientov môžem rozdeliť na dve základné skupiny podľa ich vlastníctva,  a to na spoločnosti zo slovenskými vlastníkmi a na spoločnosti zo zahraničnými vlastníkmi.

A práve pri spoločnostiach, ktoré sú súčasťou nadnárodných sietí, sa veľmi často stretávam s internými inkasnými zamestnancami, prípadne celými inkasnými oddeleniami. Ich význam a ich prácu si natoľko cenním, že som sa rozhodol venovať im dnešný článok v poradni a odporúčať podnikateľom, aby si zriadili takúto pozíciu vo firme.

Kto by mal byť vhodný inkasný pracovník?

Určite by mal patriť medzi najschopnejších ľudí v spoločnosti. Musí mať ekonomické cítenie a základné znalosti práce s pohľadávkami. Jeho úlohy sú hlavne: zabezpečiť vystavenie a odoslanie upomienky, sledovanie cash flow, telefonicky urgovať zákazníka, evidovať pohľadávky, pridelovať kreditné limity, viesť dohľad nad klientmi, schvaľovanie podpisu zmluvy.

U všetkých klientov, ktorí majú vytvorené inkasné oddelenie alebo inkasného pracovníka, je inkasným pracovníkom vždy žena. Vytvorenie takéhoto miesta je dôležité a produkt dobrého inkasného pracovníka je firma, ktorá má minimálne alebo žiadne problémy s pohľadávkami. 

Náklady spojené s vytvorením miesta, plat zamestnanca /primerane vysoký/, pracovné miesto je minimálnym nákladom na to, že máte zodpovedného zamestnanca, ktorý sa bude starať o portfólio pohľadávok, bude mať vedomosť o každej jednej zmluve, bude bdieť nad odberateľmi a množstvo ďalších možností, ako využiť takéhoto pracovníka.

Taktiež vie tento pracovník namiesto administratívy odborne pripraviť podklady pre následné externé vymáhanie. Práca inkasného pracovníka sa dá rozdeliť na časové obdobie 21 - 30 dní. Počas tohto obdobia inkasný pracovník zasiela upomienku dlžníkovi, telefonicky, prípadne osobne ho kontaktuje.

Svojou činnosťou ušetrí  inkasný pracovník veľké financie firme, ktoré by firma inak musela vynaložiť na externé inkaso pohľadávok, ktoré by prišli do firmy prirodzenou cestou. Po uplynutí tejto lehoty nám inkasný pracovník ako špecializovanému partnerovi na komplexné inkaso pohľadávok postúpi zvyšné pohľadávky a my ich vymáhame v prospech klienta.

Taktiež každý jeden nový zákazník by mal prejsť cez schválenie inkasného pracovníka. Inkasný pracovník si preverí odberateľa a následne mu pridelí kredit na obchodovanie.

Zmluva je samozrejmosťou

Inkasný pracovník vie túto prácu zvládať iba za predpokladu kvalitného prístupu do špecializovanej databázy kreditného charakteru, ako napr. www.zoznamdlznikov.sk, www.creditinfo.sk alebo iná.

Inkasný pracovník by mal tiež aktívne využívať nejakú formu monitoringu IČO. Monitoring IČO je software, ktorý má nahraté všetky IČO všetkých odberateľov a v prípade, že u nejakého odberateľa dôjde k nejakej zmene, systém ho upozorní a on môže včas začať konať voči odberateľovi a nezmešká minimálne žiadnu lehotu.

exekučná s.r.o. odporúča všetkým väčším spoločnostiam, aby mali pohľadávkového špecialistu - inkasného pracovníka, prípadne inkasné oddelenie. Jeho najväčšou pridanou hodnotou je filter pohľadávok, ktoré by do firmy prišli prirodzenou cestou s pohľadávkami, ktoré skutočne má vymáhať špecialista.

Náklady na zriadenie a prevádzkovanie inkasného pracovníka alebo inkasného oddelenia sú podstatne nižšie, ako efekt, ktorý prinesie a určite je to jedna z najlepších investícii do stability v oblasti pohľadávok.