Vŕta vám hlavou, prečo sú podriadení tak neschopní ignoranti? Prečo výstupy, ktoré dostávate ako šéf, nezodpovedajú vášmu očakávaniu? Možno problém nie je v nich, ale v tom, akým spôsobom zadávate úlohy. Chápete rozdiel medzi prikazováním a delegovaním? Viete podriadeným povedať, čo presne chcete?
Prípad dvoch pubertiakov a pokoseného trávnika
Prekážka môže byť už to, že chce mať šéf všetko pod kontrolou. Bojí sa, že niekto urobí niečo zle, čo je u šéfov časté. Niekedy ide o to, aby ich" dieťa "či" vypiplané oddelenie "niekto neskazil. Takí šéfovia úlohy nedelegujú, ale zadávajú. Aký je v tom rozdiel? Obrovský. Príkaz podriadený splní a hotovo. "Skopírujte mi päťdesiatkrát tie dokumenty," to je typický príklad. Jednoduchá, ľahko splniteľná a časovo ohraničená úloha. Lenže mnoho pracovných činností vyžaduje viac.
Predstavte si, že máte doma pubertiakov a tým dáte za úlohu kosenie trávnika. V praxi to znie asi takto: "posekajte trávu do piatich. Kým to nebude hotové, nepohnete sa z domu." Opriete sa o rodičovskú autoritu. Lenže ak nabudúce nevydáte príkaz, tráva zostane nepokosená.
Chcete úlohu delegovať? Zmeňte zadanie. Keď úloha znie, aby trávu posekali skôr, než bude vyššia ako desať centimetrov, úloha sa zmení. Definuje sa požadovaný cieľ a zároveň cesta k nemu. Výsledok je merateľný. Dostávate sa z role "drába" a z detí vychovávate spolupracovníkov. Navyše majú slobodu v tom, kedy trávu pokosia.
Základ je zadať úlohu presne. Aj keď mnoho šéfov si myslí, že sú ich pokyny jasné, opak je pravdou. Veta "Zožeňte na nich prosím kontakty ..." môže znamenať, že kontakty zostanú ležať pripravené u podriadeného na stole, pretože v zápisnici nebolo, že mi ich má poslať, "hovorí Lukáš Malík, manažér z firmy Sodexo.
"Keď niekomu dávam priestor, mal by som si byť vedomý rizika, že výsledok nebude presne podľa môjho želania," hovorí konzultantka Pavlína Maléřová. To by mal nadriadený urobiť len vtedy, keď nemá konkrétnu predstavu o výsledku alebo dôveruje podriadenému. "Ak konkrétnu predstavu o ceste a o tom, ako má výsledok vyzerať, má, mal by to minimálne povedať a neprekvapiť tím až na záver. Potom je totiž ťažké naplniť predstavu šéfa," hovorí Maléřová.
Zvlášť u zložitejších a abstraktnejších úloh je potrebné, aby ich špecifikácii šéf venoval veľkú pozornosť. Chcete od podriadených nápady na originálne a atraktívne projekty a myšlienky? Čo to znamená? Myšlienka, ktorá v odbore nebola využitá? Alebo len nie je obvyklá? Aké má parametre? "Chyba môže pri neohraničenom zadaní vzniknúť na oboch stranách. Podriadený si úlohu vyloží po svojom, čo je normálna ľudská vlastnosť. A šéf, ktorý má jasnú predstavu, si zabudol potvrdiť, že tím tomuto stanovisku presne rozumie," vysvetľuje Pondělíková.
Najmä šéfovia-začiatočníci s tým môžu mať problém. A ich zamestnanci s nimi. Namiesto toho, aby špecifikovali, čo chcú, hovoria o tom, čo nechcú. Ak sa podriadení chcú vyhnúť tomu, aby pod takým šéfom päťkrát prerábali každý projekt, oplatí sa podrobne sa pýtať. Ako jednať s takým šéfom? Povedať napríklad: "Viem, že máte vysoké nároky na kvalitu práce. Chcem vaše očakávania naplniť. Povedzte mi, aké to nemá byť a ja si vyselektujem, akou cestou sa dať," navrhuje jedno z riešení Pavlína Maléřová.
Zlý predpoklad je najčastejšia chyba
Ešte na jednu vec šéfovia často zabúdajú: druhá strana musí úlohu skutočne prijať, a tiež rozumieť tomu, čo sa na konci bude hodnotiť. Stáva sa u vás, že si ľudia až po porade dávajú v hlave dohromady, čo ten šéf od nich vlastne chcel? Oplatí sa všímať si, ako jednotlivci vnímajú. Niekto potrebuje o úlohe hovoriť, iný "berie" len to, čo je napísané. "Ak si nie sme istí, vyplatí sa zapojiť viac zmyslov," vysvetľuje Maléřová. Prežitkom nie je ani zápis z porady. Až keď je cieľ jednoznačne zadaný a sú stanovené požadované výsledky, je možné určiť, či bol, alebo nebol splnený a aké z toho vyplývajú následky.
Kontrola by nemala ľudí znechutiť
Premyslená kontrola neberie ľuďom chuť do práce. Malo by ísť skôr o učenie a zdieľanie. Tým, že šéf s ľuďmi hovorí, ich nielen vedie, ale zároveň im prirodzene poskytuje spätnú väzbu. Nedostane sa do situácie, kedy je pre neho výsledok nepríjemným prekvapením. Keď je pracovník skúsený, stačí mu len impulz. Keď ide o začiatočníka, mal by sa ho šéf spýtať: "Vieš, ako na to?"
Vzhľadom k svojej väčšej skúsenosti by mal predvídať, že je nejaká úloha napríkla produkčne oveľa náročnejšia, než sa môže javiť začiatočníkovi. "Šéf môže podriadeného pri rozhovore prekontrolovať tak, že mu vlastne nedovolí urobiť chybu," hovorí Iva Pondělíková. Môže ho učiť, alebo ho zámerne nechá, aby sám hľadal riešenia.
Kontrola sa nesmie preháňať. Keď ľuďom chýba priestor pre vlastné myslenie, môžu sa cítiť byť manipulovaní alebo ako nástroje na plnenie šéfových predstáv. Podriadený si ale musí uvedomiť, že je to manažér, kto nesie zodpovednosť za výsledky. Má právo na čiastkovú kontrolu, aj na zásah do procesu či zmenu smeru pri plnení úlohy.
Pozor si však musí dať aj autoritatívny šéf. Ak sa naučí, že jediné a vždy správne riešenie prináša vždy jedine on, hrozí mu, že môže so svojou autoritatívnosťou v budúcnosti naraziť. Nezapadne napríklad do firemnej kultúry, kde sa "nenosí" striktne hierarchická kultúra, ale skúsenosti sa viac zdieľajú naprieč organizáciou.