Šesť rád , ako viesť efektívne poradu

Manažéri podľa výskumov strávia na poradách päťdesiat aj viac percent pracovného času. Najmä v korporácií existujú ľudia, ktorí kvôli tomu firme neprinášajú nijako veľkú pridanú hodnotu. A tak keď kríza donútila firmy premýšľať o nákladoch, začalo sa hovoriť aj o efektivite porád.

"Každá porada uberá čas na vlastnú prácu, ktorú má človek odviesť. Zvlášť keď tam človek nemá čo robiť ani čo povedať," hovorí personálna manažérka Tereza Kožuská. Napriek tomu sú porady pre fungovanie akejkoľvek organizácie nevyhnutné. Účelné porady riešia problémy, vychovávajú ľudí a pomáhajú budovať tím. Zlé sú mrhaním času a vytvárajú priestor pre ďalšie problémy. Ako teda viesť poradu, aby bola efektívna?

1. Príprava, príprava a zase príprava

Znie to banálne, ale platí to bezo zvyšku. O kvalite porady rozhoduje príprava. Zásada číslo jedna je vedieť, čo chcete docieliť. S tým súvisí, koho na poradu pozvete. "Kapitola sama pre seba sú v korporáciách napríklad veľké konferencie cez internet. Ide o medzinárodnú poradu, a tak si manažéri netrúfnu sa otvorene vyviazať. Ale keď už trvá hodinu alebo dve, niektorí z nich si bokom robia svoje veci alebo pri počúvaní cudzích problémov zaspávajú , "hovorí Tereza Kožuská. "Pritom by stačilo vyriešiť tému porady dopredu a rozoslať to zúčastneným v zápise," odporúča Tereza Kožuská.

Avšak to znamená dať všetkým vedieť s predstihom. Ale ruku na srdce, o koľkých poradách ste sa dozvedeli len náhodou? Alebo upozornenie prišlo na poslednú chvíľu? A koľkokrát ste až na mieste zistili, že poradu nadriadený na poslednú chvíľu zrušil? Takéto kolapsy len kradnú všetkým čas.

2. Zvoľte vhodné miesto a čas

"Kontakt manažéra s tímom musí byť úmerný. Keď sú porady príliš často, ľudia sú zbytočne vytrhávaní z práce. Keď kontakt chýba, zamestnanci sa vlastne riadia sami," upozorňuje Tereza Kožuská. Tím potom vôbec nemusí napĺňať stratégiu firmy, zamestnanci pracujú skôr zo zvyku, alebo si vyberajú hlavne to, čo ich baví.

"Niekedy je lepšia krátka a rýchla informačná porada ako päťdesiat e-mailov od kolegov. Vo veľkých firmách nie je päťdesiat až sto mailov denne žiadnou výnimkou, a potom nemáte čas na prácu," vysvetľuje Tereza Kožuská. Krátke informačné porady sa osvedčujú hlavne pri projektovej práce. Nič sa na nich nerieši, projektový manažér si robí čiastkovú kontrolu o tom, či sa projekt niekde nezadrhol.

Charakteru porady by malo zodpovedať aj miesto. Iné podmienky potrebuje tím pre poldennú poradu, na ktorej sa budú riešiť dôležité problémy. Jeho výkon podporí dostatok svetla, steny vymaľované pozitívnymi farbami alebo malé občerstvenie. Menšie nároky na komfort má krátka schôdzka. Aby sa ale z krátkej schôdzky nestala porada na celé dopoludnie, oplatí sa rezervovať pre ňu určitý čas.

A kedy sa radiť? Hoci sa vo väčšine firiem porady konajú hneď po víkende, podľa skúseností personalistov je vhodnejšie doba skôr v utorok a v stredu, kedy už sú ľudia viac "rozbehnutí". Lepšie dopoludnia, kedy mozog ešte pracuje naplno.

3. Šéf musí byť schopný moderátor

Samotný priebeh porady zásadným spôsobom ovplyvňuje človek, ktorý ju vedie. Nesmie sa báť prerušiť skupinu, ak debata nevedie správnym smerom. Keď to neurobí, plytvá sa potenciálom účastníkov.

Keď šéf nevie odlíšiť podstatné veci od vedľajších, je zákonité, že sa debata rozpadá. Diskusia sa "vetví" a porada končí chaosom. Hoci sa väčšinou pretiahne, rovnako zúčastnení odchádzajú s tým, že sa neprebralo to podstatné. "Zbraňou" toho, kto poradu vedie, je akýkoľvek spôsob, ktorým vymedzí čas.

Šéf musí byť trochu krotiteľ. Niektorých burcuje, iných krotí v slovných exhibíciách. Prílišná asertivita jedinca môže poradu úplne rozbiť. Jednoduchým riešením je zveriť mu konkrétnu úlohou - vyhotovenie zápisu, stráženie času alebo vedením porady.

4. Určite, kto je za čo zodpovedný. Konkrétne

Častým nešvárom vo firmách je nekonkrétne vyjadrovanie. Vety ako "Dohodnite sa s tými, ktorí k tomu majú čo povedať" alebo "Niekto by mal zariadiť ..." či "Niekoho tým poveríme ..." by na poradách mali byť tabu. Deje sa tak väčšinou v prípadoch, keď šéf nemá predstavu, ako úlohy presne personálne zaštítiť. Ale ak nie je jasne rozdelená zodpovednosť a termíny splnenia úloh, úlohy často vyšumia do stratena.

Podobnou chybou je vystreliť na konci porady smerom k tímu otázku typu "Je vám všetko jasné? Odpoveď je väčšinou áno, ale za týždeň to už vyzerá, že každý sedel na inej porade. Oplatí sa kontrolnými otázkami preveriť, či všetci svoje úlohy pochopili. Požiadavky z porád ale platia na obe strany. Ak sa sľuby šéfov nestanú skutkom, prestanú podriadení to, čo sa hovorí na poradách, čoskoro brať vážne.

5. Robte zápis z každej porady

Aspoň stručný záver v bodoch, hlavne čo sa týka termínov a osôb, by mal vzniknúť vždy. Mnoho firiem zápis ukladá na webe, kam môže nahliadnuť napríklad aj človek pracujúci z domova alebo ten, kto si nejakú vec potrebuje pripomenúť. Výhodou takéhoto "archívu" je aj to, že sa môžeme vracať k záverom, ktoré sme urobili nielen minulý týždeň, ale napríklad pred dvoma troma mesiacmi.

6. Osobné problémy riešte inde

Záležitosti osobného charakteru alebo otázka atmosféry v tíme a toho, ako manažér tím vedie, na bežnú prevádzkovú poradu nepatria. Existujú pre to iné nástroje, väčšinou na báze organizovanej spätnej väzby, a tie sú doménou personálneho oddelenia. Potrebnou pre vzťah tím-šéf sa v takýchto prípadoch osvedčuje práca s metódou hodnotenia 360 stupňov. Ide o profesionálny nástroj, ktorý štandardizovanou formou a vhodným spôsobom zmeria nielen, ako hodnotia šéfovia podriadených, ale aj naopak. Bohužiaľ šéfovia sa takémuto meraniu veľmi často bránia. Predstava, že majú podriadení právo hodnotiť ich prácu, je pre mnohých desivá.

Niekedy ale stačí k obrúseniu hociktorej trecej plochy len viac komunikovať. Stretnúť sa so zamestnancom napríklad pri káve a veci si vydiskutovať medzi štyrmi očami. Potom osobné spory nezaťažujú zbytočne celý tím a neotravujú atmosféru prevádzkových porád. A tie vďaka tomu môžu byť konštruktívne.

 

Devätoro dobre organizovanej porady

1. Rešpektujte presné začiatky porád. Neskoré príchody by mali byť tolerované len z vážnych dôvodov.

2. Predovšetkým ten, kto poradu riadi, musí prísť sám včas.

3. Podklady na rokovanie by účastníci mali dostať vopred.

4. Vyberte vhodné prostredie podľa toho, na ako dlho a za akým účelom sa chcete s kolegami stretnúť.

5. Porada by nemala byť dlhá, pozornosť ľudí rýchlo klesá.

6. Na spoločnej porade sa nemajú riešiť individuálne problémy.

7. Konať by sa malo na základe faktov, nie domnienok.

8. Tolerovať sa nemá skákanie do reči ani znevažovanie myšlienok druhých, aj keď ich účastníci porady nakoniec odmietnu.

9. Šéf by mal zamedziť osobným invektívam, ani sa ich nedopúšťať.