Ľudia zamestnaní v kanceláriách sa na svoju prácu dokážu plne sústrediť v priemere len hodinu a dvanásť minút denne. Stále totiž kontrolujú prichádzajúce e-maily, sledujú novinky na sociálnych sieťach alebo píšu textové správy. Vyplýva to z prieskumu softvérovej spoločnosti RescueTime.
Problémom je multitasking
Podľa medzinárodného prieskumu, ktorého sa zúčastnilo vyše 50 tisíc ľudí, je hlavným dôvodom nesústredenia takzvaný multitasking čiže schopnosť riešiť viac úloh naraz.
Teda napríklad to, že pri písaní pracovného e-mailu si rýchlo prekliknite na kontrolu Facebooku, pozrieme sa do kalendára, vybavíme jeden hovor a potom sa vrátime späť k rozpísanému e-mailu. Lenže práve to bráni zamestnancom dosiahnuť úplné sústredenie na jednu úlohu.
Podľa prieskumu totiž trvá zhruba deväť minút, než sa opäť skoncentruje na úlohu po prerušení. A ak nás niečo na sociálnych sieťach alebo v e-maile veľmi zaujme či rozruší, vrátime sa k pôvodnej úlohe dokonca až za 23 minút. Medzitým totiž ešte urobíme jednu až dve iné činnosti.
"Ak riešime viac úloh naraz, dochádza k triešteniu našej pozornosti. Tým, že náš mozog musí zvládať koordináciu viacerých vecí súbežne, strácame schopnosť myslieť do hĺbky a kreatívne. Zvládneme tak síce viac úloh naraz, avšak menej kvalitne," hovorí Gabriela Kodenková zo spoločnosti Talentica.cz, podľa ktorej čím viac sme obratnejší v multitaskingu, tým viac zlyhávame pri kreatívnym riešení úloh.
S tým súhlasí aj kouč Vladimír Tuka: "Častá zmena činnosti aj snaha robiť viac vecí naraz vedie k zníženiu výkonnosti, zvýšeniu chybovosti a rastu únavy. Pri každej zmene činnosti prepíname pozornosť z jednej veci na druhú, čo vyžaduje dosť energie. Mozog totiž musí porozumieť, priradiť už uložené informácie o veci, ponoriť sa do témy, zabrániť rozptyľovaniu, reagovať a rozhodovať sa. Dobre vieme, ako býva ťažké sa vrátiť späť tam, kde sme pred rozptýlením boli. Oveľa lepšie je venovať sa vo vyčlenenom časovom úseku jednej veci a robiť ju poriadne. Aj keď asi všade povinností a práce pribúda a nevieme, kam skôr skočiť, istá miera sústredenia na zadanú úlohu sa dá natrénovať," hovorí Vladimír Tuka, zakladateľ centra koučingu Neuroleadership.
Podľa neho výsledky prieskumu potvrdzujú informácie vedcov, že na jednu vec sme zvyčajne schopní sa sústrediť 20 až 30 minút, často dokonca menej, v závislosti na tom, ako nás predmet pozornosti baví.
"Potom je vhodné pozornosť zamerať, hoci len krátko, na niečo iné. Pokiaľ možno na niečo, čo mozog spracováva inak ako to, čím sa práve zaoberáme. Napríklad, ak pripravujeme správu, koncepciu, je užitočné vstať a prejsť sa, zadívať na pekný obrázok. Mozog si tak môže na chvíľu odpočinúť. Menej vhodné je pre odpočinok písanie SMS správ, alebo chatovanie na internete," dopĺňa Tuka.
Pomôže psychológ alebo školenie zamestnancov
E-mail a rýchle posielanie správ cez rôzne aplikácie majú za cieľ zvýšiť produktivitu práce tým, že skracujú celkovú dobu čakania na odpovede. Lenže v skutočnosti tieto aplikácie často vedú k preťaženiu komunikácie. Zamestnanci totiž používajú v priemere štyri aplikácie pre texty, telefónne hovory, webové schôdzky, skupinové chaty či videokonferencie.
"Zamestnávatelia preto musia pomôcť svojim zamestnancom naučiť sa ovládať všetky digitálne požiadavky v zmysle stanovenia priorít. Manažéri môžu pracovníkom pomôcť stanoviť, ako často kontrolovať správy, ktoré prichádzajúce správy vyžadujú okamžitú odpoveď a ktoré majú nízku prioritu. Potom získajú sústredenejšieho pracovníka," vysvetľuje Gabriela Kodenková.
Psychologička Alexandra Hrouzková ponúka tiež riešenie. "Ak problém pociťuje zamestnanec, ktorý si uvedomuje, že kvôli nutkavému kontrolovaniu textových správ a sociálnych sietí robí nadčasy a nosí si prácu domov, odporúčam vyhľadať psychológa či kouča, ktorý mu pomôže nájsť spôsob, ako zvládať svoju prácu efektívne v pracovnej dobe a ako kvalitne odpočívať. Ak problém pociťuje zamestnávateľ, môže pomôcť preškolenie zamestnancov v témach pracovnej pozornosti a výkonu a tiež prenastavenie procesov v rámci organizácie."